Stiftelsen Kalixbostäder behandlar dina personuppgifter i enlighet med dataskyddsförordningen, General Data Protection Regulation (GDPR). Denna integritetspolicy förklarar hur Stiftelsen Kalixbostäder behandlar dina personuppgifter. Policyn beskriver också dina rättigheter gentemot Stiftelsen Kalixbostäder och hur du kan göra dina rättigheter gällande. Stiftelsen Kalixbostäder vill att du ska känna dig trygg när dina personuppgifter behandlas som till exempel när du söker bostad, när du blir kund hos oss och även en tid efter att du upphört vara kund hos oss. Stiftelsen Kalixbostäder gör det med största möjliga hänsyn till din integritet.

Vad är en personuppgift?

En personuppgift är all slags information som direkt eller indirekt kan kopplas till en fysisk person som är i livet. Det gäller till exempel namn, personnummer, adress, e-postadress och telefonnummer. Det gäller även till exempel kundnummer, krypterade uppgifter och olika slags elektroniska identiteter, som exempelvis IP-nummer, om de kan kopplas till fysiska personer.

Vad gör vi med din information?

Alla personuppgifter som Stiftelsen Kalixbostäder behandlar används för att tillhandahålla, utföra eller förbättra Stiftelsen Kalixbostäders tjänster och service. Stiftelsen Kalixbostäder behandlar personuppgifter för följande syften, baserat på följande lagliga grunder:

• Uppgifter som samlas in i samband med registrering i bostadskön

När du anmäler dig som bostadssökande i bostadskön lämnar du personuppgifter som lagras i Stiftelsen Kalixbostäders databas. Du är ansvarig för att de personuppgifter du lämnar till Stiftelsen Kalixbostäder är korrekta. I samband med registreringen ger du Stiftelsen Kalixbostäder ett samtycke att registrera, behandla och lagra dina personuppgifter för avsett ändamål. Att du lämnar uppgifter om ditt namn, ditt personnummer och övriga personliga uppgifter är en förutsättning för att du ska kunna stå som bostadssökande. Precis som tidigare kommer kreditupplysning inhämtas och referenser tas från tidigare hyresvärd innan kontraktskrivning. Om du inte är aktiv i kön, till exempel genom att logga in på ”Mina sidor” eller kontakta kundtjänst på Stiftelsen Kalixbostäder på annat sätt, under en tolvmånadersperiod gallras dina personuppgifter och din köplats avslutas.
Den lagliga grunden är intresseavvägning inför ett avtal.

• Uppgifter som samlas in när du är hyresgäst

I samband med kontraktsskrivning kommer Stiftelsen Kalixbostäder att behandla ytterligare personuppgifter för att avtalsförhållandet ska kunna fullföljas. Det är till exempel uppgifter om dina hyreskontrakt, nyckelkvittenser, felanmälningar, hyresavier och dina betalningar. Stiftelsen Kalixbostäder kommer att lagra dina uppgifter så länge du är hyresgäst. Rutiner finns för att gallra inaktuella personuppgifter. När du säger upp din lägenhet kommer Stiftelsen Kalixbostäder att radera dina personuppgifter i enlighet med gällande lagstiftning. Naturligtvis förutsatt att inga aktiva ärenden mellan dig och Stiftelsen Kalixbostäder kvarstår, exempelvis oreglerade hyresskulder eller störningsärenden. Stiftelsen Kalixbostäder kommer att använda din inregistrerade data för att kommunicera relevant information gällande din lägenhet som vid renoveringar, utskick av kundtidning eller för att utföra kundnöjdhets-undersökningar. Om du inte vill motta sådan kommunikation är du välkommen att kontakta Stiftelsen Kalixbostäder via e-post till info@kalixbo.se.
Den lagliga grunden är avtal, rättslig skyldighet, rättsligt anspråk.

Information och personuppgifter till tredje part

Stiftelsen Kalixbostäder kan komma att dela dina personuppgifter till tredje part enligt nedanstående.

• Leverantörer och underleverantörer

I det fall att leverantörer kommer att behandla dina personuppgifter för Stiftelsen Kalixbostäders räkning kommer avtal ingås för att säkerställa en hög skyddsnivå och korrekt behandling av dina personuppgifter.

• Kreditupplysningsföretag

För att kunna bedöma din kreditvärdighet när du ansöker om att hyra en lägenhet, samt för att bekräfta din identitet och din adress. Stiftelsen Kalixbostäder ingår ett avtal med kreditupplysningsföretaget för att säkerställa en hög skyddsnivå och korrekt behandling av dina personuppgifter.

• Myndigheter

För att lämna nödvändig information till myndigheter såsom polisen, skatteverket eller andra myndigheter som vi är skyldiga att göra enligt gällande lag eller om du har godkänt att vi lämnar informationen.

Hur länge sparar vi dina personuppgifter?

Stiftelsen Kalixbostäder sparar dina data endast så länge det är nödvändigt för att utföra kontraktsbundna tjänster och service gentemot dig och så länge det krävs enligt lagstadgade lagringstider. När Stiftelsen Kalixbostäder sparar data för andra syften än för kontraktsbundna åtaganden är det till exempel för att uppfylla lagstadgade krav. Stiftelsen Kalixbostäder följer som allmännyttigt bostadsföretag olika lagar som offentlighets- och sekretesslagen, arkivlagen och bokföringslagen.

Dina rättigheter till tillgång, rättelse och radering

Du kan när som helst begära att få information om vilka personuppgifter som Stiftelsen Kalixbostäder behandlar. Registerutdrag lämnas ut på begäran och är gratis en gång per år. Under vissa förutsättningar, till exempel om personuppgifterna är oriktiga, överflödiga eller irrelevanta för oss, har du även rätt att (i) begära att dina uppgifter ska raderas, (ii) begära att behandlingen av dina personuppgifter ska begränsas, (iii) invända mot behandling av dina personuppgifter. Om du har några frågor gällande behandlingen av personuppgifter eller vill åberopa någon av dina rättigheter som beskrivs ovan, kontakta Stiftelsen Kalixbostäder. För att säkerställa att upgifterna lmnas till rätt person skall du kunna legitimera dig.

Hur går jag till väga för att begära ett registerutdrag?

Du skriver och begär ett registerutdrag från Stiftelsen Kalixbostäder. Du måste skicka in din begäran skriftligen eftersom den ska innehålla din namnteckning, e-postmeddelanden godtas inte. Märk brevet ”Personuppgiftsutdrag” och skicka det till Stiftelsen Kalixbostäder, Lejonsgatan 7, 952 34 Kalix.

Hur skyddar vi dina personuppgifter?

Stiftelsen Kalixbostäder har vidtagit tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda dina uppgifter från förlust, manipulation och obehörig åtkomst. Anpassning sker fortlöpande av nödvändiga säkerhetsåtgärder i enlighet med framstegen och utvecklingen på det tekniska området.

Om du vill klaga

Om du har klagomål gällande behandlingen av personuppgifter och anser att Stiftelsen Kalixbostäder bryter mot GDPR kan du vända dig till Datainspektionen. Läs mer på Datainspektionens webbplats www.datainspektionen.se.

Kontakt personuppgiftsansvarig

Stiftelsen Kalixbostäder, org nr 898200-0682
Postadress: Lejonsgatan 7, 952 34 Kalix
Besöksadress: Lejonsgatan 7, 952 34 Kalix
Telefon: 0923-18900
E-postadress: info@kalixbo.se