Stiftelsen Kalixbostäder noudattaa henkilötietojen käsittelyssä EU:n tietosuoja-asetusta (GDPR). Tässä tietosuojaselosteessa kerrotaan, miten Stiftelsen Kalixbostäder käsittelee henkilötietojasi. Lisäksi siinä kuvaillaan niitä oikeuksia, joita sinulla on suhteessa Stiftelsen Kalixbostäderiin, ja oikeuksien käyttämistä. Stiftelsen Kalixbostäder haluaa, että voit olla rauhallisin mielin henkilötietojesi käsittelyn suhteen, kun haet asuntoa, tulet asiakkaaksemme ja myös asiakassuhteesi päätyttyä. Stiftelsen Kalixbostäder toimii aina mahdollisimman hyvin yksityisyyttäsi kunnioittaen.

Mikä henkilötieto on

Henkilötiedot ovat kaikenlaista tietoa, jotka ovat suoraan tai välillisesti yhdistettävissä elossa olevaan luonnolliseen henkilöön. Niitä ovat esimerkiksi nimi, henkilötunnus, osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero. Lisäksi niihin kuuluvat esimerkiksi asiakasnumero, salatut tiedot ja erilaiset sähköiset identiteetit, kuten IP-numero, jos ne ovat yhdistettävissä luonnollisiin henkilöihin.

Henkilötietojen käyttötarkoitus

Kaikkia henkilötietoja, joita Stiftelsen Kalixbostäder käsittelee, käytetään asuntosäätiön palvelujen tarjoamiseen, suorittamiseen tai parantamiseen. Stiftelsen Kalixbostäder käsittelee henkilötietoja seuraavissa tarkoituksissa ja seuraavien laillisten perusteiden nojalla:

• Asuntojonoon rekisteröitymisen yhteydessä kerättävät tiedot

Kun ilmoittaudut asunnonhakijaksi asuntojonoon, luovutat henkilötietoja, jotka tallennetaan Stiftelsen Kalixbostäderin tietokantaan. Vastaat siitä, että Stiftelsen Kalixbostäderille ilmoittamasi henkilötiedot ovat oikein. Rekisteröityessäsi annat Stiftelsen Kalixbostäderille suostumuksesi henkilötietojesi rekisteröintiin, käsittelyyn ja säilyttämiseen aiotussa tarkoituksessa. Nimen, henkilötunnuksen ja muiden henkilötietojen ilmoittaminen on edellytys asuntojonoon ilmoittautumiselle. Aivan kuten ennenkin, hakijoiden luottotiedot tarkistetaan ja aiemmilta vuokranantajilta pyydetään suosituksia ennen sopimuksen tekemistä. Jos et ole aktiivinen jonossa esimerkiksi kirjautumalla Omille sivuillesi tai ottamalla muulla tavoin yhteyttä Stiftelsen Kalixbostäderiin kahdentoista kuukauden ajanjaksolla, henkilötietosi ja paikkasi jonossa poistetaan.

Tietojen käsittelyn laillinen peruste on intressien punnitseminen ennen sopimuksen tekoa.  

• Vuokralaisista kerättävät tiedot

Sopimuksen tekemishetkellä Stiftelsen Kalixbostäder käsittelee muitakin henkilötietoja, joita tarvitaan sopimussuhteen ylläpitämiseksi. Niitä voivat olla esimerkiksi vuokrasopimustiedot, avainkuittaukset, vikailmoitukset, maksuilmoitukset ja maksutiedot. Stiftelsen Kalixbostäder säilyttää tietoja niin kauan kuin olet vuokralaisena. Vanhentuneiden henkilötietojen poistamiseen on olemassa rutiinit. Kun irtisanot asuntosi, Stiftelsen Kalixbostäder poistaa henkilötietosi voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti. Tämä edellyttää tietenkin, ettei sinun ja Stiftelsen Kalixbostäderin välillä ole keskeneräisiä asioita, kuten hoitamattomia vuokria tai häiriötapauksia. Stiftelsen Kalixbostäder käyttää sinusta rekisteröityjä tietoja asuntoasi koskevista tärkeistä asioista tiedottamiseen esimerkiksi remonttien yhteydessä, asiakaslehden lähettämiseen ja asiakastyytyväisyyskyselyiden toteuttamiseen. Ellet halua vastaanottaa tämänkaltaista viestintää, ilmoita asiasta Stiftelsen Kalixbostäderille sähköpostiosoitteeseen info@kalixbo.se.

Käsittelyn laillisia perusteita ovat sopimus, oikeudellinen velvoite ja oikeusvaatimus.

Tieto ja henkilötiedot kolmansille osapuolille

Stiftelsen Kalixbostäder voi jakaa henkilötietojasi kolmansille osapuolille alla kuvatun mukaisesti.

• Toimittajat ja alihankkijat

Niissä tapauksissa, että toimittajat käsittelevät tietojasi Stiftelsen Kalixbostäderin puolesta, heidän kanssaan tehdään sopimus, jolla varmistetaan tietosuojan korkea taso ja tietojesi asiallinen käsittely.

• Luottotietoyritykset

Hakiessasi vuokra-asuntoa luottokelpoisuutesi tarkistetaan ja identiteettisi ja osoitteesi vahvistetaan. Stiftelsen Kalixbostäder tekee luottotietoyrityksen kanssa sopimuksen, jolla varmistetaan tietosuojan korkea taso ja tietojesi asiallinen käsittely.

• Viranomaiset

Tarpeellisten tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille, kuten poliisille, Verovirastolle tai muille viranomaisille, joille laki velvoittaa meidän luovuttamaan tietoja tai joille olet hyväksynyt tietoja luovutettavan.

Henkilötietojen säilytysaika

Stiftelsen Kalixbostäder säilyttää tietojasi vain niin kauan kuin se on välttämätöntä sopimuksenmukaisten palveluiden toimittamiseksi sinulle ja niin kauan kuin lainmukaiset säilytysajat sitä edellyttävät. Kun Stiftelsen Kalixbostäder säilyttää tietoja muita kuin sopimuksenmukaisia tehtäviä varten, se johtuu esimerkiksi lakisääteisen vaatimuksen täyttämisestä. Yleishyödyllisenä asuntoyrityksenä Stiftelsen Kalixbostäder noudattaa eri lakeja, kuten julkisuus- ja salassapitolakia, arkistolakia ja kirjanpitolakia.

Oikeutesi saada pääsy, korjata ja poistaa tietojasi

Voit milloin tahansa vaatia saada tietää, mitä henkilötietoja Stiftelsen Kalixbostäder sinusta käsittelee. Rekisteriote toimitetaan pyynnöstä ja on maksuton kerran vuodessa. Tietyin edellytyksin, esimerkiksi jos henkilötiedot ovat virheellisiä, turhia tai asiaan kuulumattomia, sinulla on lisäksi oikeus (i) pyytää tietojesi poistamista, (ii) pyytää itseäsi koskevien henkilötietojen käytön rajoittamista, (iii) vastustaa henkilötietojesi käsittelyä. Jos sinulla on kysyttävää henkilötietojesi käsittelystä tai haluat käyttää jotakin yllä kuvatuista oikeuksistasi, ota yhteyttä Stiftelsen Kalixbostäderiin. Sinun on pystyttävä todistamaan henkilöllisyytesi, jotta varmistamme, että tiedot luovutetaan oikealle henkilölle.

Rekisteriotepyyntö

Pyydät rekisteriotetta ottamalla kirjallisesti yhteyttä Stiftelsen Kalixbostäderiin. Pyyntö on lähetettävä kirjallisesti, koska siihen tarvitaan allekirjoituksesi. Sähköpostitse lähetettyjä pyyntöjä ei hyväksytä. Laita kirjeeseen merkintä ”Personuppgiftsutdrag” ja lähetä se osoitteeseen Stiftelsen Kalixbostäder, Lejonsgatan 7, 952 34 Kalix.

Henkilötietojen suojaus

Stiftelsen Kalixbostäder on toteuttanut teknisiä ja organisatorisia toimenpiteitä tietojesi suojaamiseksi katoamiselta, manipuloinnilta ja asiattomalta pääsyltä. Tarpeellisia turvatoimia mukautetaan jatkuvasti sitä mukaa, kun tekninen kehitys edistyy.

Valittaminen

Jos haluat tehdä valituksen henkilötietojesi käsittelystä ja katsot, että Stiftelsen Kalixbostäder rikkoo tietosuoja-asetusta vastaan, voit kääntyä Tietosuojan tarkastuslaitoksen (Datainspektionenin) puoleen. Lue lisää laitoksen verkkosivustolta www.datainspektionen.se.

Rekisterinpitäjän yhteystiedot

Stiftelsen Kalixbostäder, liiketunnus 898200-0682
Postiosoite: Lejonsgatan 7, 952 34 Kalix
Käyntiosoite: Lejonsgatan 7, 952 34 Kalix
Puhelin: 0923 160 80
Sähköposti: info@kalixbo.se